Hvenær á að byrja að skipuleggja fyrirtækjaferð?

Hvenær á að byrja að skipuleggja fyrirtækjaferð? er spurning sem kemur oft upp snemma í undirbúningi. Rétta svarið ræðst af markmiði hópsins, stærð hans, dagsetningum, fjárhagsramma og þeirri upplifun sem á að skapa. Hér er farið skref fyrir skref yfir það sem skiptir mestu máli, þannig að auðveldara sé að taka ákvörðun áður en bókanir hefjast. Hér er hvenær bóka fyrirtækjaferð skoðað út frá raunhæfu skipulagi fyrir hópa.

Stutta svarið

Fyrir fyrirtækjahóp er yfirleitt skynsamlegt að byrja eins snemma og hægt er þegar fjöldi og tímabil liggja nokkurn veginn fyrir. Stærri hópar þurfa meiri fyrirvara vegna flugs, hótela, veitingastaða og afþreyingar.

Af hverju skiptir fyrirvarinn máli?

Fyrirtæki er ekki bara að leita að einu flugsæti eða einu herbergi. Það þarf tugi eða hundruð sæta, mörg herbergi og þjónustu sem getur tekið við öllum hópnum á sama tíma. Þegar framboðið minnkar verður erfiðara að halda hópnum saman.

12+ mánuðir: þegar hópurinn er stór eða dagsetningin föst

Fyrir 100–200+ manna hópa, vinsælar helgar eða þegar fyrirtækið vill ákveðinn viðburðarstað getur verið mjög gagnlegt að hefja vinnu ári áður. Þá er hægt að skoða fleiri borgir og gera samanburð áður en skuldbindingar eru teknar.

6–12 mánuðir: algengt og raunhæft vinnusvæði

Á þessu tímabili er oft hægt að tryggja gott framboð ef hópurinn er sveigjanlegur. Mikilvægt er þó að taka ákvörðun um flug og hótel áður en of mikill tími fer í smáatriði.

Undir 6 mánuðum: enn hægt, en valkostum fækkar

Styttri fyrirvari þýðir ekki að ferð sé ómöguleg. Þá þarf hins vegar að vera opnari fyrir áfangastað, flugtímum, hóteli og dagskrá. Fyrir stóra hópa getur þurft að skipta hópnum á fleiri flug eða hótel.

Hvað er hægt að gera áður en endanlegur fjöldi liggur fyrir?

Nota má áætlaðan fjölda og ákveða viðmiðun, til dæmis 80–100 manns. Síðan þarf að skilja skilmála birgja um lækkun eða hækkun á herbergjum og sætum áður en bókað er.

Algengar spurningar

Er hægt að bóka áður en endanlegur þátttakendafjöldi liggur fyrir?

Já, oft er unnið með áætlaðan fjölda og síðan staðfest nánar samkvæmt skilmálum hvers birgja.

Er alltaf ódýrara að bóka mjög snemma?

Ekki endilega, en fyrir hópa snýst snemmbókun líka um framboð og val, ekki bara lægsta mögulega verð.

Hvað ef fyrirtækið ákveður ferð með stuttum fyrirvara?

Þá er mikilvægt að vera sveigjanleg með áfangastað, flugtíma og gistingu og forgangsraða því sem skiptir hópinn mestu máli.

Plan B og áhættustýring

Flug getur raskast, veður breyst og birgir fallið út. Fyrir stærri hópa þarf að vita fyrirfram hver tekur ákvörðun, hvaða dagskrárliðir eru viðkvæmastir og hvaða valkostur er til staðar. Ekki þarf formlega neyðaráætlun fyrir hvert smáatriði, en skýr ábyrgð, tengiliðir og raunhæfur varakostur fyrir lykilatriði geta komið í veg fyrir að lítið vandamál verði stórt.

Eftir ferðina

Eftir heimkomu er gagnlegt að safna stuttri endurgjöf meðan upplifunin er fersk. Spyrjið hvað tókst best, hvað var óþarflega flókið og hvaða hluti fólk myndi vilja endurtaka. Fyrir fyrirtæki sem fara reglulega í hópferðir verður þessi endurgjöf verðmæt við næstu ákvörðun og getur hjálpað að byggja upp skýrari viðmið um budget, ferðalengd og dagskrá.

Hvernig stærð hópsins breytir ákvörðunum

Þegar hópurinn fer úr 30 í 80 eða 150 manns breytist verkefnið meira en margir gera ráð fyrir. Veitingastaðir sem áður voru mögulegir detta út, fleiri rútur þarf og hótelgeta verður stærri þáttur í vali á borg. Á móti getur stór hópur gert einkaviðburð eða sérleigu hagkvæmari. Þess vegna þarf að hanna ferðina fyrir raunverulegan fjölda en ekki stækka litla ferð línulega.

Hvað skiptir máli í samningum og skilmálum?

Skoðið sérstaklega greiðsludaga, lækkun á herbergjablokk, nafnabreytingar, afbókun, force majeure og hvað gerist ef fjöldi breytist. Fyrir 100 manna hóp getur munur á skilmálum verið meiri fjárhagslegur þáttur en lítil verðlækkun. Það er líka mikilvægt að vita hvaða gengi eða skattar eru fastir og hvaða kostnaður getur breyst fram að ferð.

Hvað þarf að vera ákveðið áður en tilboð eru borin saman?

Tilboð verða aðeins samanburðarhæf þegar sömu forsendur liggja að baki. Skilgreinið fjölda, dagsetningar, fjölda nátta, herbergjaskipan, hvort farangur sé innifalinn, hvaða máltíðir fyrirtækið greiðir og hvaða dagskrárliðir eiga að vera sameiginlegir. Annars getur ódýrara tilboð einfaldlega innihaldið minna. Fyrir stærri hópa er líka mikilvægt að bera saman afbókunar- og greiðsluskilmála, því þeir geta haft meiri fjárhagsleg áhrif en lítill munur á upphafsverði.

Algeng mistök í undirbúningi

Algengt er að velja borg of snemma, áður en budget og hópstærð hafa verið staðfest. Annað algengt mistök er að byggja of þétta dagskrá þar sem akstur og biðtími gleymist. Fyrirtæki ættu einnig að forðast að lofa starfsfólki ákveðnum dagskrárliðum áður en þeir eru bókaðir. Betra er að kynna rammann fyrst og bæta smáatriðum við þegar framboð hefur verið staðfest.

Upplýsingar til þátttakenda

Góð upplýsingagjöf minnkar álag á bæði skipuleggjendur og þátttakendur. Ein miðlæg dagskrá ætti að sýna flugtíma, hótel, mætingarpunkta, hvað er innifalið, klæðnað ef við á og neyðartengilið. Fyrir stóran hóp er mikilvægt að allir fái sömu útgáfu og að breytingar séu sendar á einum stað í stað þess að mismunandi útgáfur fari í tölvupósti, skilaboðaforritum og munnlega.

Aðgengi og ólíkar þarfir

Fyrirtækjahópur er sjaldnast einsleitur. Huga þarf að hreyfigetu, mataróþoli, aðgengi, lyfjum og því að sumir vilja rólegri dagskrá en aðrir. Þetta þýðir ekki að ferðin þurfi að verða flókin. Með því að safna lykilupplýsingum snemma er hægt að velja hótel, afþreyingu og veitingastaði sem henta stærri hluta hópsins og bjóða valkosti þar sem það er skynsamlegt.

Loka-gátlisti

• markmið og fjöldi staðfest
• dagsetningar og helstu tímar skýrir
• budget og hvað er innifalið skráð
• skilmálar yfirfarnir
• aðgengi og sérþarfir metnar
• einn ábyrgur tengiliður skilgreindur
• varaplan fyrir viðkvæmustu atriðin
• endanleg upplýsingaleið til þátttakenda ákveðin

Næsta skref

Ef þið viljið fá raunhæfa tillögu miðað við ykkar hóp, sendið okkur fjölda, mögulegar dagsetningar og helstu óskir. Skoðið fyrirtækjaferðir hjá Tripical og við getum mótað ferðina út frá ykkar forsendum.

Tengt efni: viðeigandi Tripical þjónusta · Hvernig skipuleggur maður fyrirtækjaferð · Hvað á að vera innifalið í fyrirtækjaferð