Hvað á að vera innifalið í fyrirtækjaferð?

Hvað á að vera innifalið í fyrirtækjaferð? er spurning sem kemur oft upp snemma í undirbúningi. Rétta svarið ræðst af markmiði hópsins, stærð hans, dagsetningum, fjárhagsramma og þeirri upplifun sem á að skapa. Hér er farið skref fyrir skref yfir það sem skiptir mestu máli, þannig að auðveldara sé að taka ákvörðun áður en bókanir hefjast. Hér er fyrirtækjaferð innifalið skoðað út frá raunhæfu skipulagi fyrir hópa.

Stutta svarið

Góð fyrirtækjaferð þarf ekki að innihalda allt, en það þarf að vera alveg skýrt hvað er sameiginlegt og hvað þátttakendur sjá sjálfir um. Flug, gisting, ákveðnar samgöngur og lykilviðburðir eru oft grunnurinn.

Flug og farangur

Skýrið hvort innrituð taska sé innifalin, hvernig sætaskipan er meðhöndluð og hvort hópurinn ferðist saman. Fyrir stóran hóp þarf líka að skilgreina hvernig breytingar á nöfnum og afbókanir virka.

Gisting

Tilgreina þarf fjölda nátta, herbergjaskipan, morgunverð og hvaða skatta eða gjöld eru innifalin. Gott er að ákveða snemma hvort fyrirtækið greiði fyrir einstaklingsherbergi eða hvort tvíbýli sé grunnforsenda.

Samgöngur

Flugvallarakstur er oft sjálfsagður hluti, en ekki endilega allur akstur. Ef sameiginleg dagskrá er utan göngufæris þarf að áætla rútur, bílstjóra og biðtíma.

Máltíðir og drykkir

Ákveðið hvaða kvöldverðir séu sameiginlegir og hvort drykkir séu innifaldir að hluta eða öllu leyti. Óskýr mörk í þessum lið geta haft mikil áhrif á heildarkostnað.

Afþreying og hópefli

Ein eða tvær sameiginlegar upplifanir geta verið sterkari en full dagskrá. Veljið afþreyingu sem hentar aldri, hreyfigetu, áhuga og stærð hópsins.

Þjónusta og utanumhald

Spyrjið hver er tengiliður hópsins, hvað gerist ef flug breytist og hver heldur utan um birgja á áfangastað. Fyrir stærri hópa er þetta jafn mikilvægur hluti og einstök atriði í dagskránni.

Algengar spurningar

Þarf fyrirtækið að greiða allar máltíðir?

Nei. Algengt er að skilgreina ákveðnar sameiginlegar máltíðir og láta fólk sjá um annað sjálft.

Á afþreying alltaf að vera innifalin?

Ekki endilega. Hún á að þjóna markmiði ferðarinnar og henta hópnum.

Hvað á að koma fram í tilboði?

Skýrt umfang, hvað er innifalið og ekki innifalið, verðforsendur, skilmálar og helstu tímasetningar.

Eftir ferðina

Eftir heimkomu er gagnlegt að safna stuttri endurgjöf meðan upplifunin er fersk. Spyrjið hvað tókst best, hvað var óþarflega flókið og hvaða hluti fólk myndi vilja endurtaka. Fyrir fyrirtæki sem fara reglulega í hópferðir verður þessi endurgjöf verðmæt við næstu ákvörðun og getur hjálpað að byggja upp skýrari viðmið um budget, ferðalengd og dagskrá.

Hvernig stærð hópsins breytir ákvörðunum

Þegar hópurinn fer úr 30 í 80 eða 150 manns breytist verkefnið meira en margir gera ráð fyrir. Veitingastaðir sem áður voru mögulegir detta út, fleiri rútur þarf og hótelgeta verður stærri þáttur í vali á borg. Á móti getur stór hópur gert einkaviðburð eða sérleigu hagkvæmari. Þess vegna þarf að hanna ferðina fyrir raunverulegan fjölda en ekki stækka litla ferð línulega.

Hvað skiptir máli í samningum og skilmálum?

Skoðið sérstaklega greiðsludaga, lækkun á herbergjablokk, nafnabreytingar, afbókun, force majeure og hvað gerist ef fjöldi breytist. Fyrir 100 manna hóp getur munur á skilmálum verið meiri fjárhagslegur þáttur en lítil verðlækkun. Það er líka mikilvægt að vita hvaða gengi eða skattar eru fastir og hvaða kostnaður getur breyst fram að ferð.

Hvað þarf að vera ákveðið áður en tilboð eru borin saman?

Tilboð verða aðeins samanburðarhæf þegar sömu forsendur liggja að baki. Skilgreinið fjölda, dagsetningar, fjölda nátta, herbergjaskipan, hvort farangur sé innifalinn, hvaða máltíðir fyrirtækið greiðir og hvaða dagskrárliðir eiga að vera sameiginlegir. Annars getur ódýrara tilboð einfaldlega innihaldið minna. Fyrir stærri hópa er líka mikilvægt að bera saman afbókunar- og greiðsluskilmála, því þeir geta haft meiri fjárhagsleg áhrif en lítill munur á upphafsverði.

Algeng mistök í undirbúningi

Algengt er að velja borg of snemma, áður en budget og hópstærð hafa verið staðfest. Annað algengt mistök er að byggja of þétta dagskrá þar sem akstur og biðtími gleymist. Fyrirtæki ættu einnig að forðast að lofa starfsfólki ákveðnum dagskrárliðum áður en þeir eru bókaðir. Betra er að kynna rammann fyrst og bæta smáatriðum við þegar framboð hefur verið staðfest.

Upplýsingar til þátttakenda

Góð upplýsingagjöf minnkar álag á bæði skipuleggjendur og þátttakendur. Ein miðlæg dagskrá ætti að sýna flugtíma, hótel, mætingarpunkta, hvað er innifalið, klæðnað ef við á og neyðartengilið. Fyrir stóran hóp er mikilvægt að allir fái sömu útgáfu og að breytingar séu sendar á einum stað í stað þess að mismunandi útgáfur fari í tölvupósti, skilaboðaforritum og munnlega.

Aðgengi og ólíkar þarfir

Fyrirtækjahópur er sjaldnast einsleitur. Huga þarf að hreyfigetu, mataróþoli, aðgengi, lyfjum og því að sumir vilja rólegri dagskrá en aðrir. Þetta þýðir ekki að ferðin þurfi að verða flókin. Með því að safna lykilupplýsingum snemma er hægt að velja hótel, afþreyingu og veitingastaði sem henta stærri hluta hópsins og bjóða valkosti þar sem það er skynsamlegt.

Plan B og áhættustýring

Flug getur raskast, veður breyst og birgir fallið út. Fyrir stærri hópa þarf að vita fyrirfram hver tekur ákvörðun, hvaða dagskrárliðir eru viðkvæmastir og hvaða valkostur er til staðar. Ekki þarf formlega neyðaráætlun fyrir hvert smáatriði, en skýr ábyrgð, tengiliðir og raunhæfur varakostur fyrir lykilatriði geta komið í veg fyrir að lítið vandamál verði stórt.

Loka-gátlisti

• markmið og fjöldi staðfest
• dagsetningar og helstu tímar skýrir
• budget og hvað er innifalið skráð
• skilmálar yfirfarnir
• aðgengi og sérþarfir metnar
• einn ábyrgur tengiliður skilgreindur
• varaplan fyrir viðkvæmustu atriðin
• endanleg upplýsingaleið til þátttakenda ákveðin

Næsta skref

Ef þið viljið fá raunhæfa tillögu miðað við ykkar hóp, sendið okkur fjölda, mögulegar dagsetningar og helstu óskir. Skoðið fyrirtækjaferðir hjá Tripical og við getum mótað ferðina út frá ykkar forsendum.

Tengt efni: viðeigandi Tripical þjónusta · Hvenær á að byrja að skipuleggja fyrirtækjaferð · Fyrirtækjaferð fyrir 50 manns