Hvernig skipuleggur maður fyrirtækjaferð?

Hvernig skipuleggur maður fyrirtækjaferð? er spurning sem kemur oft upp snemma í undirbúningi. Rétta svarið ræðst af markmiði hópsins, stærð hans, dagsetningum, fjárhagsramma og þeirri upplifun sem á að skapa. Hér er farið skref fyrir skref yfir það sem skiptir mestu máli, þannig að auðveldara sé að taka ákvörðun áður en bókanir hefjast. Hér er skipuleggja fyrirtækjaferð skoðað út frá raunhæfu skipulagi fyrir hópa.

Stutta svarið

Byrjið á markmiði ferðarinnar, fjölda og budgeti áður en áfangastaður er valinn. Síðan þarf að samræma flug, hótel, samgöngur, dagskrá og sameiginleg kvöld þannig að ferðin virki sem ein heild.

1. Skilgreinið markmið ferðarinnar

Er þetta árshátíðarferð, hvataferð, hópefli, fræðsluferð eða einfaldlega tækifæri fyrir starfsfólk að eiga góðan tíma saman? Markmiðið ræður því hvort dagskráin á að vera þétt, afslöppuð, fagleg eða fyrst og fremst félagsleg.

2. Setjið grunnramma

• áætlaður fjöldi
• dagsetningar eða 2–3 möguleg tímabil
• fjöldi nátta
• budget á mann eða heildarbudget
• hvaða máltíðir og dagskrárliðir fyrirtækið greiðir

3. Veljið áfangastað út frá hópnum

Góður áfangastaður fyrir 30 manns er ekki endilega bestur fyrir 200 manns. Flugframboð, hótelgeta, stærð veitingastaða og fjöldi viðburðarstaða skipta meira máli eftir því sem hópurinn stækkar.

4. Tryggið flug og gistingu áður en smáatriðin taka yfir

Stærstu framboðsþættirnir eiga að liggja fyrir áður en mikið er unnið í einstökum veitingastöðum eða afþreyingu. Þegar flug og hótel eru komin á hreint má byggja dagskrána í kringum raunverulega komu- og brottfarartíma.

5. Byggið dagskrá með nægu rými

Það er freistandi að fylla hvern dag. Fyrirtækjahópar njóta ferðarinnar oft betur þegar einn eða tveir sterkir sameiginlegir liðir eru á dag og fólk hefur líka tíma til að skoða sig um sjálft.

6. Hugsið um flæðið

Akstur, mætingartímar, stærð staða og hvernig hópurinn færist á milli dagskrárliða skipta miklu. Á pappír getur dagskrá litið vel út en orðið þreytandi ef sífellt þarf að safna 100 manns saman í rútu.

7. Hafið breytingar og plan B í huga

Þátttakendafjöldi breytist, flugtímar færast og veður getur haft áhrif á dagskrá. Góð áætlun þarf því að hafa skýra ábyrgð, uppfærðan þátttakendalista og varaleiðir þar sem það á við.

Algengar spurningar

Hvað þarf að ákveða fyrst?

Markmið, fjölda, tímabil og grófan fjárhagsramma.

Hversu þétt á dagskráin að vera?

Yfirleitt er betra að hafa færri en sterkari sameiginlega liði og skilja eftir frjálsan tíma.

Hver á að halda utan um ferðina innan fyrirtækisins?

Best er að hafa einn eða lítinn hóp sem tekur ákvarðanir og er tengiliður við ferðaskrifstofu og þátttakendur.

Aðgengi og ólíkar þarfir

Fyrirtækjahópur er sjaldnast einsleitur. Huga þarf að hreyfigetu, mataróþoli, aðgengi, lyfjum og því að sumir vilja rólegri dagskrá en aðrir. Þetta þýðir ekki að ferðin þurfi að verða flókin. Með því að safna lykilupplýsingum snemma er hægt að velja hótel, afþreyingu og veitingastaði sem henta stærri hluta hópsins og bjóða valkosti þar sem það er skynsamlegt.

Plan B og áhættustýring

Flug getur raskast, veður breyst og birgir fallið út. Fyrir stærri hópa þarf að vita fyrirfram hver tekur ákvörðun, hvaða dagskrárliðir eru viðkvæmastir og hvaða valkostur er til staðar. Ekki þarf formlega neyðaráætlun fyrir hvert smáatriði, en skýr ábyrgð, tengiliðir og raunhæfur varakostur fyrir lykilatriði geta komið í veg fyrir að lítið vandamál verði stórt.

Eftir ferðina

Eftir heimkomu er gagnlegt að safna stuttri endurgjöf meðan upplifunin er fersk. Spyrjið hvað tókst best, hvað var óþarflega flókið og hvaða hluti fólk myndi vilja endurtaka. Fyrir fyrirtæki sem fara reglulega í hópferðir verður þessi endurgjöf verðmæt við næstu ákvörðun og getur hjálpað að byggja upp skýrari viðmið um budget, ferðalengd og dagskrá.

Hvernig stærð hópsins breytir ákvörðunum

Þegar hópurinn fer úr 30 í 80 eða 150 manns breytist verkefnið meira en margir gera ráð fyrir. Veitingastaðir sem áður voru mögulegir detta út, fleiri rútur þarf og hótelgeta verður stærri þáttur í vali á borg. Á móti getur stór hópur gert einkaviðburð eða sérleigu hagkvæmari. Þess vegna þarf að hanna ferðina fyrir raunverulegan fjölda en ekki stækka litla ferð línulega.

Hvað skiptir máli í samningum og skilmálum?

Skoðið sérstaklega greiðsludaga, lækkun á herbergjablokk, nafnabreytingar, afbókun, force majeure og hvað gerist ef fjöldi breytist. Fyrir 100 manna hóp getur munur á skilmálum verið meiri fjárhagslegur þáttur en lítil verðlækkun. Það er líka mikilvægt að vita hvaða gengi eða skattar eru fastir og hvaða kostnaður getur breyst fram að ferð.

Hvað þarf að vera ákveðið áður en tilboð eru borin saman?

Tilboð verða aðeins samanburðarhæf þegar sömu forsendur liggja að baki. Skilgreinið fjölda, dagsetningar, fjölda nátta, herbergjaskipan, hvort farangur sé innifalinn, hvaða máltíðir fyrirtækið greiðir og hvaða dagskrárliðir eiga að vera sameiginlegir. Annars getur ódýrara tilboð einfaldlega innihaldið minna. Fyrir stærri hópa er líka mikilvægt að bera saman afbókunar- og greiðsluskilmála, því þeir geta haft meiri fjárhagsleg áhrif en lítill munur á upphafsverði.

Algeng mistök í undirbúningi

Algengt er að velja borg of snemma, áður en budget og hópstærð hafa verið staðfest. Annað algengt mistök er að byggja of þétta dagskrá þar sem akstur og biðtími gleymist. Fyrirtæki ættu einnig að forðast að lofa starfsfólki ákveðnum dagskrárliðum áður en þeir eru bókaðir. Betra er að kynna rammann fyrst og bæta smáatriðum við þegar framboð hefur verið staðfest.

Upplýsingar til þátttakenda

Góð upplýsingagjöf minnkar álag á bæði skipuleggjendur og þátttakendur. Ein miðlæg dagskrá ætti að sýna flugtíma, hótel, mætingarpunkta, hvað er innifalið, klæðnað ef við á og neyðartengilið. Fyrir stóran hóp er mikilvægt að allir fái sömu útgáfu og að breytingar séu sendar á einum stað í stað þess að mismunandi útgáfur fari í tölvupósti, skilaboðaforritum og munnlega.

Loka-gátlisti

• markmið og fjöldi staðfest
• dagsetningar og helstu tímar skýrir
• budget og hvað er innifalið skráð
• skilmálar yfirfarnir
• aðgengi og sérþarfir metnar
• einn ábyrgur tengiliður skilgreindur
• varaplan fyrir viðkvæmustu atriðin
• endanleg upplýsingaleið til þátttakenda ákveðin

Næsta skref

Ef þið viljið fá raunhæfa tillögu miðað við ykkar hóp, sendið okkur fjölda, mögulegar dagsetningar og helstu óskir. Skoðið fyrirtækjaferðir hjá Tripical og við getum mótað ferðina út frá ykkar forsendum.

Tengt efni: viðeigandi Tripical þjónusta · Hvað kostar fyrirtækjaferð · Hvenær á að byrja að skipuleggja fyrirtækjaferð