Hvernig velur maður viðburðarstað fyrir fyrirtækjahóp?

Hvernig velur maður viðburðarstað fyrir fyrirtækjahóp? er spurning sem kemur oft upp snemma í undirbúningi. Rétta svarið ræðst af markmiði hópsins, stærð hans, dagsetningum, fjárhagsramma og þeirri upplifun sem á að skapa. Hér er farið skref fyrir skref yfir það sem skiptir mestu máli, þannig að auðveldara sé að taka ákvörðun áður en bókanir hefjast. Hér er viðburðarstaður fyrirtækjahópur skoðað út frá raunhæfu skipulagi fyrir hópa.

Stutta svarið

Fyrir stóran fyrirtækjahóp er viðburðarstaður eða veitingastaður ekki bara spurning um útlit. Capacity, setuskipan, þjónustuflæði, tækni, aðgengi og akstur þurfa að virka fyrir allan hópinn.

Fjöldi og setuskipan

Hámarksfjöldi staðar segir ekki alltaf alla söguna. 120 manns í standandi móttöku er annað en 120 manns í sitjandi þriggja rétta kvöldverði með sviði og dansgólfi.

Einkarými eða hefðbundinn rekstur?

Fyrir 100+ manns getur einkarými gefið meiri stjórn á dagskrá, tónlist og tímasetningum. Á hefðbundnum veitingastað þarf að skoða hvort aðrir gestir séu til staðar og hvernig það hefur áhrif á kvöldið.

Matur og þjónustuhraði

Matseðill þarf að henta fjöldanum. Fyrir stóran hóp skiptir jafnt máli hvernig matur er framreiddur og hvað er á diskinum. Of flókinn matseðill getur skapað langa bið.

Hljóð, ljós og svið

Ræður, myndbönd, DJ eða skemmtiatriði þurfa réttan búnað. Staðfestið hvað er innifalið og hvað þarf að leigja sérstaklega.

Aðgengi og akstur

Skoðið hvar rútur stöðva, hvort gestir þurfi að ganga langt og hvernig hópurinn fer heim eftir kvöldið. Þetta skiptir sérstaklega máli ef staðurinn er utan miðborgar.

Spurningar sem á að leggja fyrir staðinn

• Hver er raunveruleg capacity fyrir okkar setuskipan?
• Er staðurinn einkarekinn fyrir hópinn?
• Hvaða tækni er innifalin?
• Hvernig er drykkjarþjónusta útfærð?
• Hvar stoppa rútur?
• Hvenær þarf endanlegan fjölda?

Algengar spurningar

Hversu snemma þarf að bóka stóran kvöldverð?

Því stærri sem hópurinn er og því mikilvægari sem dagsetningin er, því fyrr er skynsamlegt að tryggja staðinn.

Er buffet betra fyrir stóran hóp?

Ekki endilega. Það fer eftir rými og þjónustu. Settur matseðill getur virkað mjög vel ef eldhús og þjónusta eru skipulögð fyrir fjöldann.

Þarf alltaf svið?

Nei. En ef ræður, skemmtiatriði eða DJ eru hluti kvöldsins þarf að hugsa sýnileika, hljóð og ljós.

Hvað skiptir máli í samningum og skilmálum?

Skoðið sérstaklega greiðsludaga, lækkun á herbergjablokk, nafnabreytingar, afbókun, force majeure og hvað gerist ef fjöldi breytist. Fyrir 100 manna hóp getur munur á skilmálum verið meiri fjárhagslegur þáttur en lítil verðlækkun. Það er líka mikilvægt að vita hvaða gengi eða skattar eru fastir og hvaða kostnaður getur breyst fram að ferð.

Hvað þarf að vera ákveðið áður en tilboð eru borin saman?

Tilboð verða aðeins samanburðarhæf þegar sömu forsendur liggja að baki. Skilgreinið fjölda, dagsetningar, fjölda nátta, herbergjaskipan, hvort farangur sé innifalinn, hvaða máltíðir fyrirtækið greiðir og hvaða dagskrárliðir eiga að vera sameiginlegir. Annars getur ódýrara tilboð einfaldlega innihaldið minna. Fyrir stærri hópa er líka mikilvægt að bera saman afbókunar- og greiðsluskilmála, því þeir geta haft meiri fjárhagsleg áhrif en lítill munur á upphafsverði.

Algeng mistök í undirbúningi

Algengt er að velja borg of snemma, áður en budget og hópstærð hafa verið staðfest. Annað algengt mistök er að byggja of þétta dagskrá þar sem akstur og biðtími gleymist. Fyrirtæki ættu einnig að forðast að lofa starfsfólki ákveðnum dagskrárliðum áður en þeir eru bókaðir. Betra er að kynna rammann fyrst og bæta smáatriðum við þegar framboð hefur verið staðfest.

Upplýsingar til þátttakenda

Góð upplýsingagjöf minnkar álag á bæði skipuleggjendur og þátttakendur. Ein miðlæg dagskrá ætti að sýna flugtíma, hótel, mætingarpunkta, hvað er innifalið, klæðnað ef við á og neyðartengilið. Fyrir stóran hóp er mikilvægt að allir fái sömu útgáfu og að breytingar séu sendar á einum stað í stað þess að mismunandi útgáfur fari í tölvupósti, skilaboðaforritum og munnlega.

Aðgengi og ólíkar þarfir

Fyrirtækjahópur er sjaldnast einsleitur. Huga þarf að hreyfigetu, mataróþoli, aðgengi, lyfjum og því að sumir vilja rólegri dagskrá en aðrir. Þetta þýðir ekki að ferðin þurfi að verða flókin. Með því að safna lykilupplýsingum snemma er hægt að velja hótel, afþreyingu og veitingastaði sem henta stærri hluta hópsins og bjóða valkosti þar sem það er skynsamlegt.

Plan B og áhættustýring

Flug getur raskast, veður breyst og birgir fallið út. Fyrir stærri hópa þarf að vita fyrirfram hver tekur ákvörðun, hvaða dagskrárliðir eru viðkvæmastir og hvaða valkostur er til staðar. Ekki þarf formlega neyðaráætlun fyrir hvert smáatriði, en skýr ábyrgð, tengiliðir og raunhæfur varakostur fyrir lykilatriði geta komið í veg fyrir að lítið vandamál verði stórt.

Eftir ferðina

Eftir heimkomu er gagnlegt að safna stuttri endurgjöf meðan upplifunin er fersk. Spyrjið hvað tókst best, hvað var óþarflega flókið og hvaða hluti fólk myndi vilja endurtaka. Fyrir fyrirtæki sem fara reglulega í hópferðir verður þessi endurgjöf verðmæt við næstu ákvörðun og getur hjálpað að byggja upp skýrari viðmið um budget, ferðalengd og dagskrá.

Hvernig stærð hópsins breytir ákvörðunum

Þegar hópurinn fer úr 30 í 80 eða 150 manns breytist verkefnið meira en margir gera ráð fyrir. Veitingastaðir sem áður voru mögulegir detta út, fleiri rútur þarf og hótelgeta verður stærri þáttur í vali á borg. Á móti getur stór hópur gert einkaviðburð eða sérleigu hagkvæmari. Þess vegna þarf að hanna ferðina fyrir raunverulegan fjölda en ekki stækka litla ferð línulega.

Loka-gátlisti

• markmið og fjöldi staðfest
• dagsetningar og helstu tímar skýrir
• budget og hvað er innifalið skráð
• skilmálar yfirfarnir
• aðgengi og sérþarfir metnar
• einn ábyrgur tengiliður skilgreindur
• varaplan fyrir viðkvæmustu atriðin
• endanleg upplýsingaleið til þátttakenda ákveðin

Næsta skref

Ef þið viljið fá raunhæfa tillögu miðað við ykkar hóp, sendið okkur fjölda, mögulegar dagsetningar og helstu óskir. Skoðið fyrirtækjaferðir hjá Tripical og við getum mótað ferðina út frá ykkar forsendum.

Tengt efni: viðeigandi Tripical þjónusta · Hvernig velur maður hótel fyrir fyrirtækjahóp · Fjárhagsáætlun fyrir fyrirtækjaferð