Fjárhagsáætlun fyrir fyrirtækjaferð

Fjárhagsáætlun fyrir fyrirtækjaferð er spurning sem kemur oft upp snemma í undirbúningi. Rétta svarið ræðst af markmiði hópsins, stærð hans, dagsetningum, fjárhagsramma og þeirri upplifun sem á að skapa. Hér er farið skref fyrir skref yfir það sem skiptir mestu máli, þannig að auðveldara sé að taka ákvörðun áður en bókanir hefjast. Hér er fjárhagsáætlun fyrirtækjaferð skoðað út frá raunhæfu skipulagi fyrir hópa.

Stutta svarið

Góð fjárhagsáætlun byrjar áður en borgin er ákveðin. Setjið heildarramma, skilgreinið hvað fyrirtækið greiðir og forgangsraðið síðan þeim þáttum sem skipta hópinn mestu máli.

Skiptið budgetinu í flokka

• flug
• gisting
• samgöngur
• máltíðir og drykkir
• afþreying
• viðburður eða aðalkvöld
• ófyrirséður kostnaður

Setjið viðmið á mann

Þegar heildarbudget er deilt niður á áætlaðan þátttakendafjölda verður auðveldara að sjá hvort áfangastaður og ferðalengd séu raunhæf. Hafið þó svigrúm fyrir breytingu á fjölda.

Verjið peninga þar sem þeir sjást

Fólk man oft mest eftir einu sterku kvöldi, góðri upplifun eða þægilegu flæði. Það er ekki alltaf skynsamlegt að dreifa budgetinu jafnt yfir marga miðlungsliði.

Forðist falinn kostnað

Borgarskattar, farangur, akstur, drykkir, tæknileiga og aukatími rútu geta safnast upp. Biðjið um skýra sundurliðun og hvað er ekki innifalið.

Búið til 5–10% varasjóð

Viðburðir og hópferðir breytast. Lítið svigrúm minnkar líkur á að hver viðbót verði erfið ákvörðun þegar nær dregur.

Algengar spurningar

Hvernig ákveðum við budget á mann?

Byrjið á heildarramma fyrirtækisins og líklegum fjölda. Síðan er hægt að prófa 2–3 ferðasviðsmyndir.

Hvar er auðveldast að spara?

Oft í dagsetningum, áfangastað, hótelstaðsetningu og fjölda dagskrárliða.

Á að hafa varasjóð?

Já, sérstaklega fyrir stærri hópa þar sem breytingar eða aukakostnaður geta haft meiri áhrif.

Hvað þarf að vera ákveðið áður en tilboð eru borin saman?

Tilboð verða aðeins samanburðarhæf þegar sömu forsendur liggja að baki. Skilgreinið fjölda, dagsetningar, fjölda nátta, herbergjaskipan, hvort farangur sé innifalinn, hvaða máltíðir fyrirtækið greiðir og hvaða dagskrárliðir eiga að vera sameiginlegir. Annars getur ódýrara tilboð einfaldlega innihaldið minna. Fyrir stærri hópa er líka mikilvægt að bera saman afbókunar- og greiðsluskilmála, því þeir geta haft meiri fjárhagsleg áhrif en lítill munur á upphafsverði.

Algeng mistök í undirbúningi

Algengt er að velja borg of snemma, áður en budget og hópstærð hafa verið staðfest. Annað algengt mistök er að byggja of þétta dagskrá þar sem akstur og biðtími gleymist. Fyrirtæki ættu einnig að forðast að lofa starfsfólki ákveðnum dagskrárliðum áður en þeir eru bókaðir. Betra er að kynna rammann fyrst og bæta smáatriðum við þegar framboð hefur verið staðfest.

Upplýsingar til þátttakenda

Góð upplýsingagjöf minnkar álag á bæði skipuleggjendur og þátttakendur. Ein miðlæg dagskrá ætti að sýna flugtíma, hótel, mætingarpunkta, hvað er innifalið, klæðnað ef við á og neyðartengilið. Fyrir stóran hóp er mikilvægt að allir fái sömu útgáfu og að breytingar séu sendar á einum stað í stað þess að mismunandi útgáfur fari í tölvupósti, skilaboðaforritum og munnlega.

Aðgengi og ólíkar þarfir

Fyrirtækjahópur er sjaldnast einsleitur. Huga þarf að hreyfigetu, mataróþoli, aðgengi, lyfjum og því að sumir vilja rólegri dagskrá en aðrir. Þetta þýðir ekki að ferðin þurfi að verða flókin. Með því að safna lykilupplýsingum snemma er hægt að velja hótel, afþreyingu og veitingastaði sem henta stærri hluta hópsins og bjóða valkosti þar sem það er skynsamlegt.

Plan B og áhættustýring

Flug getur raskast, veður breyst og birgir fallið út. Fyrir stærri hópa þarf að vita fyrirfram hver tekur ákvörðun, hvaða dagskrárliðir eru viðkvæmastir og hvaða valkostur er til staðar. Ekki þarf formlega neyðaráætlun fyrir hvert smáatriði, en skýr ábyrgð, tengiliðir og raunhæfur varakostur fyrir lykilatriði geta komið í veg fyrir að lítið vandamál verði stórt.

Eftir ferðina

Eftir heimkomu er gagnlegt að safna stuttri endurgjöf meðan upplifunin er fersk. Spyrjið hvað tókst best, hvað var óþarflega flókið og hvaða hluti fólk myndi vilja endurtaka. Fyrir fyrirtæki sem fara reglulega í hópferðir verður þessi endurgjöf verðmæt við næstu ákvörðun og getur hjálpað að byggja upp skýrari viðmið um budget, ferðalengd og dagskrá.

Hvernig stærð hópsins breytir ákvörðunum

Þegar hópurinn fer úr 30 í 80 eða 150 manns breytist verkefnið meira en margir gera ráð fyrir. Veitingastaðir sem áður voru mögulegir detta út, fleiri rútur þarf og hótelgeta verður stærri þáttur í vali á borg. Á móti getur stór hópur gert einkaviðburð eða sérleigu hagkvæmari. Þess vegna þarf að hanna ferðina fyrir raunverulegan fjölda en ekki stækka litla ferð línulega.

Hvað skiptir máli í samningum og skilmálum?

Skoðið sérstaklega greiðsludaga, lækkun á herbergjablokk, nafnabreytingar, afbókun, force majeure og hvað gerist ef fjöldi breytist. Fyrir 100 manna hóp getur munur á skilmálum verið meiri fjárhagslegur þáttur en lítil verðlækkun. Það er líka mikilvægt að vita hvaða gengi eða skattar eru fastir og hvaða kostnaður getur breyst fram að ferð.

Loka-gátlisti

• markmið og fjöldi staðfest
• dagsetningar og helstu tímar skýrir
• budget og hvað er innifalið skráð
• skilmálar yfirfarnir
• aðgengi og sérþarfir metnar
• einn ábyrgur tengiliður skilgreindur
• varaplan fyrir viðkvæmustu atriðin
• endanleg upplýsingaleið til þátttakenda ákveðin

Næsta skref

Ef þið viljið fá raunhæfa tillögu miðað við ykkar hóp, sendið okkur fjölda, mögulegar dagsetningar og helstu óskir. Skoðið fyrirtækjaferðir hjá Tripical og við getum mótað ferðina út frá ykkar forsendum.

Tengt efni: viðeigandi Tripical þjónusta · Hvernig velur maður viðburðarstað fyrir fyrirtækjahóp · 3 nætur eða 4 nætur í fyrirtækjaferð