Ódýrir áfangastaðir fyrir fyrirtækjaferðir

Ódýrir áfangastaðir fyrir fyrirtækjaferðir er spurning sem kemur oft upp snemma í undirbúningi. Rétta svarið ræðst af markmiði hópsins, stærð hans, dagsetningum, fjárhagsramma og þeirri upplifun sem á að skapa. Hér er farið skref fyrir skref yfir það sem skiptir mestu máli, þannig að auðveldara sé að taka ákvörðun áður en bókanir hefjast. Hér er ódýrar fyrirtækjaferðir skoðað út frá raunhæfu skipulagi fyrir hópa.

Stutta svarið

Besti áfangastaðurinn er ekki sá sami fyrir alla hópa. Flugframboð, hótelgeta, verðlag, veitingastaðir og afþreying þurfa að passa saman. Fyrir fyrirtæki er skynsamlegt að bera saman nokkra hagkvæmir valkosti með sömu forsendum.

Hvað gerir borg góða fyrir fyrirtækjahóp?

• auðvelt flug frá Íslandi eða raunhæfar tengingar
• hótel sem geta tekið hópinn saman
• gönguvæn eða einföld samgönguborg
• veitingastaðir og viðburðarstaðir fyrir hópastærðina
• afþreying sem hentar ólíkum þátttakendum
• verðlag sem passar við budgetið

Lissabon

Lissabon hentar vel hópum sem vilja mildara loftslag, góða matarupplifun og möguleika á að sameina borg, útsýnisstaði, siglingu og dagsferð. Borgin býður upp á fjölbreytt hverfi en hæðir og samgöngur þarf að taka með í skipulag.

Prag

Prag er þétt og söguleg borg þar sem mikið er hægt að gera fótgangandi. Hún hentar vel styttri ferðum og býður upp á fjölbreytta veitingastaði, siglingar og menningarupplifun.

Búdapest

Búdapest býður upp á sterka blöndu af arkitektúr, Dóná, baðmenningu og kvöldlífi. Fyrir hópa er mikið úrval af veitinga- og viðburðarrýmum.

Kraká og Gdansk

Pólskar borgir geta verið áhugaverðar þegar leitað er að góðu jafnvægi milli kostnaðar og upplifunar. Kraká er mjög gönguvæn og söguleg, en Gdansk hefur sterka sjávar- og hafnarstemningu og auðvelt er að bæta Sopot við dagskrá.

Porto og Riga

Porto býður upp á Douro, Ribeira og matar- og vínupplifun. Riga er þétt, arkitektúrlega áhugaverð og auðvelt að setja upp skýra 3–4 daga dagskrá.

Ekki velja eingöngu eftir flugverði

Lágt flugverð segir lítið um heildarkostnað. Berið saman hótel, rútur, sameiginlega kvöldverði og helstu dagskrárliði. Borg sem er aðeins dýrari í flugi getur verið hagkvæmari í heild.

Algengar spurningar

Hvaða borg er best fyrir 100+ manna hóp?

Sú borg sem hefur nægt flug- og hótelframboð og staði sem geta tekið allan hópinn. Capacity skiptir meira máli en vinsældir.

Á að velja borg áður en budget er ákveðið?

Yfirleitt er betra að hafa grófan ramma fyrst og velja síðan borgir sem passa við hann.

Hversu margar borgir er skynsamlegt að bera saman?

Tvær til fjórar vel valdar borgir gefa yfirleitt betri samanburð en mjög langur listi.

Upplýsingar til þátttakenda

Góð upplýsingagjöf minnkar álag á bæði skipuleggjendur og þátttakendur. Ein miðlæg dagskrá ætti að sýna flugtíma, hótel, mætingarpunkta, hvað er innifalið, klæðnað ef við á og neyðartengilið. Fyrir stóran hóp er mikilvægt að allir fái sömu útgáfu og að breytingar séu sendar á einum stað í stað þess að mismunandi útgáfur fari í tölvupósti, skilaboðaforritum og munnlega.

Aðgengi og ólíkar þarfir

Fyrirtækjahópur er sjaldnast einsleitur. Huga þarf að hreyfigetu, mataróþoli, aðgengi, lyfjum og því að sumir vilja rólegri dagskrá en aðrir. Þetta þýðir ekki að ferðin þurfi að verða flókin. Með því að safna lykilupplýsingum snemma er hægt að velja hótel, afþreyingu og veitingastaði sem henta stærri hluta hópsins og bjóða valkosti þar sem það er skynsamlegt.

Plan B og áhættustýring

Flug getur raskast, veður breyst og birgir fallið út. Fyrir stærri hópa þarf að vita fyrirfram hver tekur ákvörðun, hvaða dagskrárliðir eru viðkvæmastir og hvaða valkostur er til staðar. Ekki þarf formlega neyðaráætlun fyrir hvert smáatriði, en skýr ábyrgð, tengiliðir og raunhæfur varakostur fyrir lykilatriði geta komið í veg fyrir að lítið vandamál verði stórt.

Eftir ferðina

Eftir heimkomu er gagnlegt að safna stuttri endurgjöf meðan upplifunin er fersk. Spyrjið hvað tókst best, hvað var óþarflega flókið og hvaða hluti fólk myndi vilja endurtaka. Fyrir fyrirtæki sem fara reglulega í hópferðir verður þessi endurgjöf verðmæt við næstu ákvörðun og getur hjálpað að byggja upp skýrari viðmið um budget, ferðalengd og dagskrá.

Hvernig stærð hópsins breytir ákvörðunum

Þegar hópurinn fer úr 30 í 80 eða 150 manns breytist verkefnið meira en margir gera ráð fyrir. Veitingastaðir sem áður voru mögulegir detta út, fleiri rútur þarf og hótelgeta verður stærri þáttur í vali á borg. Á móti getur stór hópur gert einkaviðburð eða sérleigu hagkvæmari. Þess vegna þarf að hanna ferðina fyrir raunverulegan fjölda en ekki stækka litla ferð línulega.

Hvað skiptir máli í samningum og skilmálum?

Skoðið sérstaklega greiðsludaga, lækkun á herbergjablokk, nafnabreytingar, afbókun, force majeure og hvað gerist ef fjöldi breytist. Fyrir 100 manna hóp getur munur á skilmálum verið meiri fjárhagslegur þáttur en lítil verðlækkun. Það er líka mikilvægt að vita hvaða gengi eða skattar eru fastir og hvaða kostnaður getur breyst fram að ferð.

Hvað þarf að vera ákveðið áður en tilboð eru borin saman?

Tilboð verða aðeins samanburðarhæf þegar sömu forsendur liggja að baki. Skilgreinið fjölda, dagsetningar, fjölda nátta, herbergjaskipan, hvort farangur sé innifalinn, hvaða máltíðir fyrirtækið greiðir og hvaða dagskrárliðir eiga að vera sameiginlegir. Annars getur ódýrara tilboð einfaldlega innihaldið minna. Fyrir stærri hópa er líka mikilvægt að bera saman afbókunar- og greiðsluskilmála, því þeir geta haft meiri fjárhagsleg áhrif en lítill munur á upphafsverði.

Algeng mistök í undirbúningi

Algengt er að velja borg of snemma, áður en budget og hópstærð hafa verið staðfest. Annað algengt mistök er að byggja of þétta dagskrá þar sem akstur og biðtími gleymist. Fyrirtæki ættu einnig að forðast að lofa starfsfólki ákveðnum dagskrárliðum áður en þeir eru bókaðir. Betra er að kynna rammann fyrst og bæta smáatriðum við þegar framboð hefur verið staðfest.

Loka-gátlisti

• markmið og fjöldi staðfest
• dagsetningar og helstu tímar skýrir
• budget og hvað er innifalið skráð
• skilmálar yfirfarnir
• aðgengi og sérþarfir metnar
• einn ábyrgur tengiliður skilgreindur
• varaplan fyrir viðkvæmustu atriðin
• endanleg upplýsingaleið til þátttakenda ákveðin

Næsta skref

Ef þið viljið fá raunhæfa tillögu miðað við ykkar hóp, sendið okkur fjölda, mögulegar dagsetningar og helstu óskir. Skoðið fyrirtækjaferðir hjá Tripical og við getum mótað ferðina út frá ykkar forsendum.

Tengt efni: viðeigandi Tripical þjónusta · Hvernig byggir maður dagskrá fyrir fyrirtækjaferð · Fyrirtækjaferð fyrir 200+ manns