Hvað á að spyrja ferðaskrifstofu um fyrir fyrirtækjaferð?

Áður en fyrirtækjaferð er bókuð er gagnlegt að spyrja ferðaskrifstofuna um hvað sé innifalið, greiðslu- og breytingarskilmála, lokafjölda, nafnalista, hótel, flug, samgöngur, dagskrá og þjónustu ef eitthvað breytist. Hér er ferðaskrifstofa fyrirtækjaferð skoðað út frá raunhæfu skipulagi fyrir hópa.

Stutta svarið

Áður en fyrirtækjaferð er bókuð er gagnlegt að spyrja ferðaskrifstofuna um hvað sé innifalið, greiðslu- og breytingarskilmála, lokafjölda, nafnalista, hótel, flug, samgöngur, dagskrá og þjónustu ef eitthvað breytist.

Spurningar um verð

• Hvað er nákvæmlega innifalið?
• Hvaða kostnaður er breytilegur?
• Hvaða gjöld eða skattar geta bæst við?

Spurningar um skilmála

• Hvenær þarf endanlegan fjölda?
• Hverjir eru afbókunarfrestir?
• Hvernig virka nafnabreytingar?

Spurningar um framkvæmd

• Hver er tengiliður á ferðinni?
• Hvað gerist ef flug breytist?
• Hver heldur utan um rútur og birgja?
• Hvernig berast breytingar til hópsins?

Spurningar um reynslu

Spyrjið hvort ferðaskrifstofan hafi unnið með sambærilega hópstærð og hvort hún geti bent á hvernig hún leysir algengar flöskuhálsa fyrir stóra hópa.

Algengar spurningar

Hver er stærsta áskorunin fyrir stóran hóp?

Að samræma capacity og tíma svo hópurinn sé ekki stöðugt að bíða.

Er betra að hafa allt sameiginlegt?

Ekki alltaf. Minni hópar í hluta dagskrárinnar geta bætt upplifun.

Hvað skiptir mestu í samskiptum?

Ein skýr upplýsingaleið og einn ábyrgur tengiliður.

Gátlisti áður en bókað er

Staðfestið fjölda eða raunhæft bil, dagsetningar, hvað á að vera innifalið, helstu skilmála, greiðsludaga og hver tekur endanlegar ákvarðanir. Fyrir stóran hóp er einnig mikilvægt að vita hvenær nöfn, herbergjalisti og sérfæði þurfa að liggja fyrir.

Hvernig á að bera saman valkosti

Berið saman sömu forsendur í öllum valkostum og skráið hvað er óstaðfest. Ef eitt tilboð er með betra flug en hitt með betra hótel er gagnlegt að meta muninn í tíma og upplifun, ekki bara krónum. Stórir hópar njóta oft mest góðs af einfaldri og stöðugri framkvæmd.

Upplýsingar og ábyrgð

Einn tengiliður og ein útgáfa af dagskrá minnkar rugling. Skilgreinið einnig hver hefur heimild til að samþykkja kostnað eða breytingar á ferðinni. Þegar vandamál kemur upp skiptir hraði ákvörðunar oft meira máli en fullkomin áætlun.

Eftirfylgni

Eftir ferð eða viðburð er gagnlegt að skrá raunverulegan kostnað, mætingu, vinsælustu þættina og það sem tók meiri tíma en áætlað var. Þessi gögn gera næsta verkefni betra og hjálpa að greina hvað skilar raunverulegu virði fyrir hópinn.

Ákvarðanarammi

Byrjið á því að skilgreina hvað er fast og hvað má breytast. Fjöldi, dagsetningar, budget og markmið eru oft helstu breyturnar. Þegar þetta er skýrt verður auðveldara að meta valkosti á sama grunni og forðast að eyða tíma í lausnir sem líta vel út en eru ekki raunhæfar.

Algengasta mistökin

Algengasta mistökin eru að nota verð eða upplýsingar fyrir einstakling sem viðmið fyrir stóran hóp. Hópabókanir, venue og rútur hafa aðra skilmála og capacity. Annað algengt mistök er að vanmeta tíma í mætingu og hreyfingu hópsins.

Loka-gátlisti

• markmið og fjöldi staðfest
• dagsetningar og helstu tímar skýrir
• budget og hvað er innifalið skráð
• skilmálar yfirfarnir
• aðgengi og sérþarfir metnar
• einn ábyrgur tengiliður skilgreindur
• varaplan fyrir viðkvæmustu atriðin
• endanleg upplýsingaleið til þátttakenda ákveðin

Næsta skref

Tengt efni: viðeigandi Tripical þjónusta · Hvað er team building · Hvað þarf að hafa í huga þegar 100+ manns ferðast saman