Afþreying fyrir fyrirtækjahópa

Afþreying fyrir fyrirtækjahópa er spurning sem kemur oft upp snemma í undirbúningi. Rétta svarið ræðst af markmiði hópsins, stærð hans, dagsetningum, fjárhagsramma og þeirri upplifun sem á að skapa. Hér er farið skref fyrir skref yfir það sem skiptir mestu máli, þannig að auðveldara sé að taka ákvörðun áður en bókanir hefjast. Hér er afþreying fyrirtækjahópa skoðað út frá raunhæfu skipulagi fyrir hópa.

Stutta svarið

Vel heppnuð afþreying þarf að passa við hópinn og markmið ferðarinnar. Hún þarf ekki að vera flókin; besta hópeflið fær fólk til að taka þátt, tala saman og upplifa eitthvað sem það hefði líklega ekki gert eitt og sér.

Hvernig velur maður rétta afþreyingu?

Skoðið aldur, hreyfigetu, hópastærð, veður, tíma og hvort markmiðið sé keppni, samvinna eða einfaldlega skemmtileg sameiginleg upplifun.

10 hugmyndir

1. 1. Borgarratleikur – útfærslan má vera létt, keppnisdrifin eða fræðandi eftir hópnum.
2. 2. Matar- eða matreiðsluupplifun – útfærslan má vera létt, keppnisdrifin eða fræðandi eftir hópnum.
3. 3. Sigling – útfærslan má vera létt, keppnisdrifin eða fræðandi eftir hópnum.
4. 4. Liðakeppni – útfærslan má vera létt, keppnisdrifin eða fræðandi eftir hópnum.
5. 5. Hjólreiðar eða gönguferð – útfærslan má vera létt, keppnisdrifin eða fræðandi eftir hópnum.
6. 6. Smökkun – útfærslan má vera létt, keppnisdrifin eða fræðandi eftir hópnum.
7. 7. Skapandi vinnustofa – útfærslan má vera létt, keppnisdrifin eða fræðandi eftir hópnum.
8. 8. Íþróttaáskorun – útfærslan má vera létt, keppnisdrifin eða fræðandi eftir hópnum.
9. 9. Menningarleiðsögn – útfærslan má vera létt, keppnisdrifin eða fræðandi eftir hópnum.
10. 10. Sameiginlegur kvöldviðburður – útfærslan má vera létt, keppnisdrifin eða fræðandi eftir hópnum.

Fyrir stóra hópa

Þegar 100+ manns taka þátt er oft betra að reka nokkrar stöðvar eða skipta hópnum í minni lið. Það styttir bið og gerir upplifunina persónulegri.

Ekki þvinga alla í sama mót

Sumir hópar elska líkamlega keppni en aðrir vilja matarupplifun, menningu eða rólegri samveru. Ef hópurinn er fjölbreyttur getur verið skynsamlegt að bjóða tvær leiðir.

Tímasetningin skiptir máli

Afþreying strax eftir snemma morgunflug getur verið of mikil. Sama á við um mjög langan dagskrárlið rétt fyrir aðalkvöldið. Setjið sterkustu upplifunina þar sem fólk hefur orku.

Algengar spurningar

Hversu lengi á hópefli að vara?

Oft nægir 1,5–3 klukkustundir. Lengri dagskrá þarf skýr hlé og mat.

Þarf hópefli að vera keppni?

Nei. Sameiginleg matarupplifun, sigling eða skapandi verkefni getur styrkt tengsl án keppni.

Hvað ef veðrið breytist?

Útiafþreying ætti að hafa raunhæfan innivalkost eða sveigjanlega framkvæmd.

Eftir ferðina

Eftir heimkomu er gagnlegt að safna stuttri endurgjöf meðan upplifunin er fersk. Spyrjið hvað tókst best, hvað var óþarflega flókið og hvaða hluti fólk myndi vilja endurtaka. Fyrir fyrirtæki sem fara reglulega í hópferðir verður þessi endurgjöf verðmæt við næstu ákvörðun og getur hjálpað að byggja upp skýrari viðmið um budget, ferðalengd og dagskrá.

Hvernig stærð hópsins breytir ákvörðunum

Þegar hópurinn fer úr 30 í 80 eða 150 manns breytist verkefnið meira en margir gera ráð fyrir. Veitingastaðir sem áður voru mögulegir detta út, fleiri rútur þarf og hótelgeta verður stærri þáttur í vali á borg. Á móti getur stór hópur gert einkaviðburð eða sérleigu hagkvæmari. Þess vegna þarf að hanna ferðina fyrir raunverulegan fjölda en ekki stækka litla ferð línulega.

Hvað skiptir máli í samningum og skilmálum?

Skoðið sérstaklega greiðsludaga, lækkun á herbergjablokk, nafnabreytingar, afbókun, force majeure og hvað gerist ef fjöldi breytist. Fyrir 100 manna hóp getur munur á skilmálum verið meiri fjárhagslegur þáttur en lítil verðlækkun. Það er líka mikilvægt að vita hvaða gengi eða skattar eru fastir og hvaða kostnaður getur breyst fram að ferð.

Hvað þarf að vera ákveðið áður en tilboð eru borin saman?

Tilboð verða aðeins samanburðarhæf þegar sömu forsendur liggja að baki. Skilgreinið fjölda, dagsetningar, fjölda nátta, herbergjaskipan, hvort farangur sé innifalinn, hvaða máltíðir fyrirtækið greiðir og hvaða dagskrárliðir eiga að vera sameiginlegir. Annars getur ódýrara tilboð einfaldlega innihaldið minna. Fyrir stærri hópa er líka mikilvægt að bera saman afbókunar- og greiðsluskilmála, því þeir geta haft meiri fjárhagsleg áhrif en lítill munur á upphafsverði.

Algeng mistök í undirbúningi

Algengt er að velja borg of snemma, áður en budget og hópstærð hafa verið staðfest. Annað algengt mistök er að byggja of þétta dagskrá þar sem akstur og biðtími gleymist. Fyrirtæki ættu einnig að forðast að lofa starfsfólki ákveðnum dagskrárliðum áður en þeir eru bókaðir. Betra er að kynna rammann fyrst og bæta smáatriðum við þegar framboð hefur verið staðfest.

Upplýsingar til þátttakenda

Góð upplýsingagjöf minnkar álag á bæði skipuleggjendur og þátttakendur. Ein miðlæg dagskrá ætti að sýna flugtíma, hótel, mætingarpunkta, hvað er innifalið, klæðnað ef við á og neyðartengilið. Fyrir stóran hóp er mikilvægt að allir fái sömu útgáfu og að breytingar séu sendar á einum stað í stað þess að mismunandi útgáfur fari í tölvupósti, skilaboðaforritum og munnlega.

Aðgengi og ólíkar þarfir

Fyrirtækjahópur er sjaldnast einsleitur. Huga þarf að hreyfigetu, mataróþoli, aðgengi, lyfjum og því að sumir vilja rólegri dagskrá en aðrir. Þetta þýðir ekki að ferðin þurfi að verða flókin. Með því að safna lykilupplýsingum snemma er hægt að velja hótel, afþreyingu og veitingastaði sem henta stærri hluta hópsins og bjóða valkosti þar sem það er skynsamlegt.

Plan B og áhættustýring

Flug getur raskast, veður breyst og birgir fallið út. Fyrir stærri hópa þarf að vita fyrirfram hver tekur ákvörðun, hvaða dagskrárliðir eru viðkvæmastir og hvaða valkostur er til staðar. Ekki þarf formlega neyðaráætlun fyrir hvert smáatriði, en skýr ábyrgð, tengiliðir og raunhæfur varakostur fyrir lykilatriði geta komið í veg fyrir að lítið vandamál verði stórt.

Loka-gátlisti

• markmið og fjöldi staðfest
• dagsetningar og helstu tímar skýrir
• budget og hvað er innifalið skráð
• skilmálar yfirfarnir
• aðgengi og sérþarfir metnar
• einn ábyrgur tengiliður skilgreindur
• varaplan fyrir viðkvæmustu atriðin
• endanleg upplýsingaleið til þátttakenda ákveðin

Næsta skref

Ef þið viljið fá raunhæfa tillögu miðað við ykkar hóp, sendið okkur fjölda, mögulegar dagsetningar og helstu óskir. Skoðið fyrirtækjaferðir hjá Tripical og við getum mótað ferðina út frá ykkar forsendum.

Tengt efni: viðeigandi Tripical þjónusta · 10 hugmyndir að hópefli í fyrirtækjaferð · Hvernig velur maður hótel fyrir fyrirtækjahóp