Óhefðbundnir staðir fyrir árshátíð

Óhefðbundnir staðir fyrir árshátíð er spurning sem kemur oft upp snemma í undirbúningi. Rétta svarið ræðst af markmiði hópsins, stærð hans, dagsetningum, fjárhagsramma og þeirri upplifun sem á að skapa. Hér er farið skref fyrir skref yfir það sem skiptir mestu máli, þannig að auðveldara sé að taka ákvörðun áður en bókanir hefjast. Hér er óvenjulegir árshátíðarstaðir skoðað út frá raunhæfu skipulagi fyrir hópa.

Stutta svarið

Byrjið á capacity – en farið dýpra en hámarkstalan

Spyrjið um sitjandi fjölda með borðum, sviði og dansgólfi. Salur sem er skráður fyrir 200 getur haft allt aðra raunverulega getu þegar öll kvölddagskráin er komin inn.

Hvað er innifalið í staðnum?

• borð og stólar
• dúkar og borðbúnaður
• hljóð og ljós
• svið eða skjáir
• bar og starfsfólk
• þrif
• fatahengi
• aðgangur fyrir birgja og uppsetningartími

Aðgengi

Hugsið um bílastæði, rútur, leigubíla og aðgengi fyrir alla gesti. Ef staðurinn er utan miðborgar þarf heimferð að vera hluti af planinu.

Óhefðbundinn staður þarf oft meiri framleiðslu

Vöruhús, safn, iðnaðarrými eða annað óhefðbundið venue getur skapað sterka upplifun, en þá þarf stundum að flytja inn meira af húsgögnum, eldhúsaðstöðu, salernum, tækni og starfsfólki.

Skoðunarferð áður en bókað er

Farið í salinn með dagskrána í huga. Standið þar sem sviðið á að vera, skoðið leiðir gesta og athugið hvar matur, drykkir og tækni verða staðsett.

Algengar spurningar

Hvenær er best að byrja?

Hvað þarf að ákveða fyrst?

Hvernig forðast maður stress á kvöldinu?

Áfengi, drykkir og budget

Tímalína síðustu fjögurra vikna

Hvernig á að meta hvort hugmynd sé of flókin?

Eftirfylgni eftir árshátíð

Ferðalag gestsins í gegnum kvöldið

Samhæfing birgja

Tæknipróf og generalprufa

Aðgengi og heimferð

Loka-gátlisti

• markmið og fjöldi staðfest
• dagsetningar og helstu tímar skýrir
• budget og hvað er innifalið skráð
• skilmálar yfirfarnir
• aðgengi og sérþarfir metnar
• einn ábyrgur tengiliður skilgreindur
• varaplan fyrir viðkvæmustu atriðin
• endanleg upplýsingaleið til þátttakenda ákveðin

Næsta skref

Tengt efni: viðeigandi Tripical þjónusta · Árshátíð á hóteli – kostir og gallar · Gátlisti fyrir árshátíðarnefnd